ISO 9004 : Continual Improvement yang terlupakan?

Budaya Mutu Banyak sekarang, perguruan tinggi mengejar dan ingin menjadi “world class university”. Persyaratan menjadi “world class university” pun tidak sulit yang penting perguruan tinggi tersebut memiliki sertifikasi standar Internasional. Salah satunya, sertifikasi ISO 9001:2008. Untuk meraih sertifikasi ISO ini pun tidak sulit karena hanya membutuhkan 4-6 bulan saja, sertifikasi pun dapat diraih. Ada tiga tahap untuk mendapatkan sertifikat ISO (International Standard Organization) 9001:2000 yakni; pra sertifikasi, sertifikasi dan pasca sertifikasi. Prosesnya berawal dari mendaftarkan diri pada badan sertifikasi ISO 9001:2008. Badan Sertifikasi ISO akan melakukan audit (pra sertifikasi). Hasil audit ini digunakan untuk menentukan scope dan lingkup bidang yang akan disertifikasi. Selanjutnya, badan sertifikasi tersebut akan melakukan pendampingan untuk melakukan perbaikan dan melengkapi dokumen persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Perguruan Tinggi masih kurang atau belum ada.

Setelah semua dokumen mutu yang dipersyaratan oleh standar (klausul) ISO 9001: 2008 mencukupi maka tahap berikutnya diimplementasikan di lapangan. Selama tahap implementasi ini Perguruan Tinggi tersebut masih didampingi oleh badan sertifikasi tersebut. Pada tahap akhir kemudian dilakukan audit mutu oleh badan sertifikasi. Karena semuanya telah disiapkan dengan baik, maka ketika diaudit sudah sesuai dengan persyaratan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008. Tak lama kemudian akan menerima Sertifikat ISO 9001:2008 dari badan sertifikasi ISO. Selesai. Perguruan Tinggi tersebut sekarang sudah dapat mensejajarkan dirinya dan mendeklarasikan bahwa dirinya sebagai “World Class University”. Sertifikasi ISO 9001:2008 ini berlaku 2-3 tahun dan akan diaudit kembali 6-12 bulan sekali setelah sertifi-kasi diperoleh sesuai dengan kesepakatannya dengan badan sertifikasi. Semudah itukah sebuah Perguruan Tinggi dalam hitungan bulan sudah men-jadi sebuah Perguruan Tinggi yang “World Class University”? Pada akhirnya banyak Rektor Perguruan Tinggi berlomba- lomba agar Perguruan Tingginya meraih predikat “The World Class University”. Sertifikasi ISO 9001:2008 dikejar mati- matian. Namun, di balik itu semua yang tidak pernah disadari se-sungguhnya adalah tidak berubahnya perilaku anggota organisasi itu sendiri. Karena sertifikasi ISO 9001:2008 akan kehilangan makna jika komitmen dari seluruh anggota organiasi terhadap manajemen mutu tidak terbangun dengan baik. Komitmen ini ditunjukkan oleh pimpinan tertinggi sampai anggota orga-nisasi di tingkat bawah di Perguruan Tinggi tersebut. Selain itu budaya yang berkembang di organisasi itu betul-betul mencerminkan budaya proses bukan budaya result, sesuai dengan filosofi ISO 9000 yang process oriented. Mampukah anggota organisasi perguruan tinggi berubah budayanya dari result oriented ke process oriented. Budaya result oriented akan mendorong manusia berupaya menghasilkan result yang instan dalam waktu relatif cepat dan kalau perlu menggunakan jalan pintas. Akibatnya, budaya normatif berkembang sumbur yang penting penampilan luarnya meyakinkan, sehingga terbentuk keberhasilan semu. Budaya yang diusung oleh ISO 9000, hakekat-nya adalah budaya proses. Dengan proses yang baik akan menghasilkan result yang baik pula, sehingga jejak rekam kegiatan itu tampak. Jika seka-rang belum dapat mencapai hasil yang diharapkan, maka perlu dilakukan tindakan evaluasi dan perencanaan yang baik agar proses yang dilakukan dapat menghasilkan hasil yang meningkat dari sebelumnya. Inilah yang dikenal dengan continual improvement. Bagaimana Perguruan Tinggi bisa melakukan continual improvement atau peningkatan perbaikan berkelanjutan terhadap organisasinya? Jawabnya gunakanlah ISO 9004:2000 yang merupakan panduan untuk perbaikan kinerja organisasi. Standar ini bukan digunakan untuk meraih sertifikasi ISO 9001:2008 tetapi merupakan standar untuk memperbaiki kinerja organisasi dari dalam dirinya sendiri. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasi-kan standar ini, yaitu :1. ISO 9004 merupakan guidelines menuju kinerja sistem manajemen mutu yang sudah dikenal standardnya adalah ISO 9001 versi 2008. Dalam standard ini sudah dijelaskan bahwa ISO 9004 adalah pasangan konsisten yang didesign untuk saling melengkapi terhadap persyaratan ISO 9001:2008, namun dalam aplikasinya bisa juga digunakan secara independent. walaupun kedua standard international tersebut mempunyai scope yang berbeda, namun keduanya tetap mempunyai struktur yang serupa agar bisa membantu aplikasinya sebagai pasangan yang konsisten. 2. ISO 9004 memberikan penjelasan tentang sasaran sistem manajemen mutu yang rentangnya lebih luas dari pada persyaratan ISO 9001:2000, khususnya untuk “continual improvement” effisiensi dan kinerja perusahaan termasuk juga effectivitasnya. Bagi perusahaan atau top management yang ingin menerapkan sedikit lebih ketat dari persyaratan ISO 9001 guna memastikan terjadinya “ continual improvement” kinerja perusahaan, maka ISO 9004 adalah pilihan yang cocok untuk perusahaan tersebut. hanya saja ISO 9004 sampai saat ini tidak ada CERTIFICATE nya seperti ISO 9001, karena memang tujuannya bukan untuk certifikasi atau kontrak. 3. Perlu dicatat bahwa semua persyaratan ISO 9001:2000 sudah ada dalam ISO 9004 dan ditambah dengan penjelasan- penjelasan lain yang tujuannya memberi kemudahan dalam meraih kinerja manajemen mutu. 4. Dalam ISO 9004:2000 Untuk terjadinya “continual improvement” kinerja perusahaan, maka top management perlu menerapkan 8 prinsip management mutu sebagai berikut: Customer Focus Leadership Involvement of People Proses Approach System Approach to management Continual Improvement Factual Approach to Decision Mutual Benefiacial Supplier Relationships Di point empat inilah, budaya anggota organisasi mulai dibentuk, sehingga diharapkan akan memberikan kontribusi yang sangat signifikan dalam mendorong tercapainya implementasi sistem manajemen mutu yang betul- betul mengakar pada organisasinya.

Semoga memberi inspirasi dan motivasi para pembaca dalam memperoleh gambaran sesungguhnya bagaimana membangun dan mengembangkan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9000 di perguruan tinggi. Namun demikian, dalam implementasinya perlu disesuaikan dengan kondisi dan ketersediaan sumberdaya yang ada di Perguruan Tinggi masing- masing.

Posted in: Komunikasi Bisnis, Manajemen, Perkuliahan